gestionar anticipos

Cómo gestionar anticipos: caso Walmart

Estrella Martínez

Según un estudio de Sodexo, en 2016 la opción de solicitud de adelantos está disponible en muchas empresas y el 95% de estas opta por la metodología clásica a la hora de gestionar anticipos, la cual conlleva una carga de trabajo importante en los departamentos.

En este artículo, comparamos esa metodología clásica con metodologías más innovadoras llevadas a cabo en empresas como Walmart para gestionar anticipos.

Gestionar de anticipos con la metodología clásica

Para que cuadre la contabilidad, es necesario registrar cada pago y cada cobro que se lleve a cabo en el sistema de gestión de la empresa.

Una parte de los registros contables, se generarán de forma automática a medida que se introducen datos económicos como las facturas a los clientes o los pagos a los proveedores, pero otros datos deben registrarse manualmente, como los anticipos de nómina a los trabajadores.

Solicitar un anticipo en España

El proceso para solicitar anticipos en España no está regulado en el Estatuto de los Trabajadores, si no que explica que la petición puede hacerla el trabajador o sus representantes legales en la empresa, con previa autorización.

Aún así, el procedimiento habitual suele ser una petición por escrito al responsable de RRHH o superior directo del trabajador.

Registrar un anticipo

Para registrar un anticipo en la mayoría de programas de nóminas, hay que acceder al módulo empleados y hacer click sobre la pestaña anticipos. El gestor mostrará un listado con los anticipos realizados en el año en curso, para que puedan consultarse o modificarse. A continuación hay que:

  • Seleccionar al empleado.
  • Registrar el tipo de anticipo: puede tratarse de un anticipo de nómina o un anticipo de gastos.
  • Anotar la fecha.
  • Elegir modo de pago.
  • Escoger medios de pago.
  • Introducir el importe del anticipo.
  • Consultar un anticipo

    En la misma sección anticipos, el programa de nóminas muestra un listado de todos los anticipos registrados en el año en curso, y ordenados por fecha. También incluye un resumen con el importe acumulado y filtros para poder segmentar los datos (fecha, nombre de trabajador, cuantía, etc.)

    Deducir un anticipo

    A final de mes se debe generar la nómina del trabajador. Una vez abierta, se hace click en la pestaña deducciones y, en el apartado otras deducciones se indica la cantidad del anticipo. El software de gestión de nóminas se encargará de hacer la operación de la deducción.

    Caso Walmart

    Walmart es la empresa familiar de origen estadounidense que se ha convertido en la compañía de venta minorista más grande del mundo, tanto por sus ventas cómo por el número de empleados.

    Esta red de tiendas de autoservicio de bajo precio y alto volumen con más de 2 millones de empleados ha aumentado su cifra de negocio un 5,6% (115.476 millones de euros) en el segundo trimestre de este año, incrementando de esta forma un 9,5% las ventas de Walmart y descendiendo un 6,8% las ventas a nivel internacional.

    Creación de App interna para gestionar anticipos de nómina

    Entre los valores organizacionales de Walmart siempre ha destacado la preocupación por sus empleados. Así, en el año 2017 Walmart alcanzó un valor de marca de 62.211 millones de dólares según un estudio de Brand Finance.

    La importancia de la salud organizacional dentro de su empresa les llevó a desarrollar una app en colaboración con Even y PayActiv, que mejorara la salud financiera de sus trabajadores y les convirtiera en embajadores de la marca.

    Esta aplicación, funciona como una herramienta para mejorar la administración de las finanzas personales de los trabajadores y optimizar el departamento de recursos humanos de la empresa, sobre todo a la hora de gestionar anticipos solicitados por los empleados.

    Comenzó a utilizarse en el año 2017 con un total de 80.000 empleados y con un límite de 8 anticipos de nómina al año. En marzo de 2018 ya se habían anticipado 30 millones de dólares.

    Qué consigue al gestionar los anticipos de esta manera

    El negocio de tiendas de autoservicio de bajo precio y alto volumen, es característico por la alta rotación de los empleados y los salarios bajos.

    Con la introducción de esta app dentro de la empresa y su integración con el programa de nóminas, los trabajadores disfrutan de mejores servicios financieros con menos coste.

    Así mismo, Walmart ha incrementado su valor de marca y se ha convertido en una empresa deseada que capta talento, que como recompensa de reducir el estrés financiero de sus empleados, ha reducido la rotación y ha aumentado la motivación y productividad de sus trabajadores.

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