Guía práctica: cómo explicar la nómina a tus empleados

Estrella Martínez

Según varios estudios, al menos el 35 % de los españoles no entienden ni sabrían explicar su nómina. Si eres responsable de RR. HH. y quieres que tus empleados la entiendan, hoy te damos las herramientas para que aprendas a explicarla.

¿Qué es la nómina?

La nómina es un documento obligatorio que ha de expedir la empresa a cada uno de sus trabajadores en el que se reflejarán los datos de la empresa y del trabajador, el periodo trabajado y diversos montos económicos.

A través de este documento, la empresa justifica la cantidad que percibirá el trabajador en concepto de salario y qué cantidad retiene la Seguridad Social. Así pues, la nómina sirve, por un lado, para acreditar que la empresa ha pagado al trabajador su salario y, por otro lado, para que el trabajador conozca las partidas que integran el mismo.

Aunque la Ley no establece un día concreto de pago, es costumbre en España que la nómina se reciba de forma mensual, siendo abonado el salario —que se entregará junto con la nómina— entre el día 30 del mes que se cobra y el día 5 del siguiente.

No es necesario entregar la nómina en papel, por lo que esta se podrá enviar por correo electrónico o por cualquier otro medio al que el trabajador tenga acceso.

Partes de una nómina: las claves para entenderla

La nómina cuenta con una serie de partes que es importante entender por separado para poder explicar la nómina en conjunto.

Encabezado

La nómina es, básicamente, una factura y como tal debe contener unos datos mínimos. Son los siguientes:

  • Datos de la empresa: en la nómina se debe incluir el nombre legal o la razón social de la empresa, su CIF o Código de Identificación Fiscal y el código de la cuenta de la Seguridad Social. Además, también se deberán incluir el centro de trabajo donde presta sus servicios el trabajador y el periodo de liquidación correspondiente, que suele referirse al mes trabajado.
  • Datos del trabajador: en la nómina deberán estar incluidos el nombre y apellidos del trabajador, así como su número de DNI o Documento Nacional de Identidad, su número de la Seguridad Social, el puesto que ocupa en la empresa —ya que el sueldo dependerá del grupo profesional al que pertenezca: no cobrará lo mismo un administrativo que un directivo, por ejemplo—, su antigüedad y el grupo de cotización al que pertenece —esto hace referencia a la clasificación profesional de la Seguridad Social, en la que se agrupan los trabajadores según sus funciones, de las que dependerá su base de cotización—.

Retribuciones

La retribución es el salario de un trabajador en su totalidad, es decir, teniendo en cuenta tanto lo que percibe en dinero como lo que percibe en especie por la prestación de sus servicios a una empresa. Además, la empresa deberá abonar ciertos periodos de descanso durante los cuales no se trabaja que están contemplados en la legislación vigente, tales como las vacaciones anuales, el tiempo de lactancia, los festivos no recuperables o el descanso para el café.

A continuación, analizaremos cómo se clasifican las retribuciones que percibe el trabajador en concepto de nómina.

Devengos salariales

  • Salario base: es la retribución fija que percibirá el trabajador como pago por los servicios que preste a la empresa para la que trabaje, fijado por convenio colectivo o pactado en el contrato de cada trabajador.
  • Complementos salariales: son cantidades que se suman al salario base y se fijarán atendiendo a circunstancias del propio trabajador, a los objetivos conseguidos o al trabajo realizado. Los complementos salariales pueden ser personales cuando sean relativos a las circunstancias del trabajador —el nivel de formación, la antigüedad o el conocimiento de idiomas—, por el trabajo realizado cuando sean relativos a la calidad del trabajo —por la nocturnidad o toxicidad del puesto o por la obtención de mejores resultados—, o según los resultados de la empresa.
  • Horas extras: son las horas trabajadas que exceden al número de horas de la jornada laboral del trabajador. Estas deben ser remuneradas, aunque podrán ser pagadas mediante descansos con la misma duración que las horas realizadas. El precio de estas horas estará fijado por convenio, pero en ningún caso podrá ser menor al valor de una hora ordinaria.
  • Gratificaciones extraordinarias: son las conocidas pagas extra. Todos los trabajadores tendrán derecho a percibir dos pagas extra al año, habitualmente en Navidad y en verano.
  • Salario en especie: es la retribución que consiste en una prestación distinta del dinero y que puede consistir en un seguro dental, el alojamiento o tickets restaurantes, entre otros. Este salario nunca puede exceder del 30 % de la retribución total del empleado y se ha de pactar de forma expresa con el trabajador, quien deberá dar su visto bueno.Devengos no salariales
  • Indemnizaciones: son cantidades de dinero o bienes que paga la empresa para pagar un daño material o moral al trabajador, tal es el caso de la indemnización por riesgos en el trabajo —por ejemplo, cuando se produce la incapacidad temporal del trabajador— o por despido injustificado.
  • Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social: no tienen la consideración de salario y, por tanto, no cotizan en la Seguridad Social. Tienen por objeto compensar los gastos o perjuicios que tenga que sufrir el trabajador como consecuencia de una decisión empresarial por traslado o suspensión del contrato, entre otros.

    Deducciones

    Las deducciones de una nómina son la parte que resta a los devengos salariales. Las deducciones pueden ser de varios tipos:

  • IRPF: la empresa realizará retenciones de IRPF sobre el salario del empleado que supone un adelanto del pago que deberá llevar a cabo el trabajador a Hacienda como parte del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. No obstante, cuando llegue el momento de realizar la declaración de la renta, el trabajador tendrá que pagar lo que reste del impuesto, aunque también cabe la posibilidad de que Hacienda le devuelva la cantidad cobrada de más.
  • Seguridad Social: es el pago que se realiza a la Seguridad Social, ya que parte de esta cuota estará costeada por el trabajador, aunque la mayor parte de esta correrá a cargo de la empresa.
  • Desempleo: en este caso, se aplicará una deducción de un 1,55 % para los contratos indefinidos y un 1,60 % si el contrato es temporal.
  • Contingencias comunes: las contingencias comunes cubren la prestación y la asistencia médica necesarias en aquellos casos en que el trabajador no pueda trabajar por enfermedad ajena al trabajo. En estos casos, se aplicará una deducción del 4,70 %.
  • Formación profesional: la formación profesional que realicen los trabajadores costeada por la empresa supondrá una deducción en la nómina de un 0,10 %.
  • Horas extraordinarias por fuerza mayor: cuando el trabajador haya realizado horas extraordinarias por fuerza mayor, se le aplicará a su nómina una deducción de un 2 %. En este caso, la empresa deberá pagar un 12 % de las mismas.
  • Resto de horas extraordinarias: las horas extraordinarias cotizan al mismo tipo que las contingencias comunes, es decir, a un 4,70 %.

    Líquido a percibir

    El dinero que percibirá el trabajador en su cuenta bancaria se denomina salario neto. En resumen, el salario neto es el dinero que el trabajador realmente percibe una vez se han aplicado las retenciones, cotizaciones y deducciones.

    Bloque de sello y firmas

    La nómina ha de acabar con la firma y el sello de la empresa y del trabajador. No obstante, la firma del trabajador no será necesaria si el pago del salario se realiza a través de una remesa bancaria, es decir, a través de una orden que da la empresa para que el banco gestione el pago del salario a los trabajadores.

    5 preguntas clave que todo empleado suele hacer:

    ¿Qué diferencia hay entre devengos y deducciones?

    En palabras sencillas, los devengos son la parte de la nómina que suma, y las deducciones con la parte de la nómina que resta. Así pues, el devengo consiste en lo que nos paga la empresa por realizar nuestro trabajo (salario base, complementos salariales, retribución en especie, horas extras, etc.) y las deducciones son pagos de impuestos o cuotas de la Seguridad Social (pago de IRPF, desempleo, formación profesional, etc.).

    ¿Cuál es el salario real (neto) que voy a percibir a final de cada mes?

    Para saber cuál es el salario real que cobrará el trabajador es necesario restar a lo pactado con la empresa el pago de la cuota de la Seguridad Social o las deducciones por IRPF, entre otras. En cualquier caso, esto dependerá del salario bruto del trabajador en cuestión y de la categoría profesional que ocupe, así como de otras circunstancias concretas.

    ¿De qué depende la retención de IRPF que se aplica en mi nómina?

    La retención de IRPF dependerá del salario bruto del empleado y de su situación familiar, es decir, de su estado civil y del número de personas a cargo. No obstante, el trabajador podrá pedir a la empresa que aumente la retención de IRPF y, en todo caso, la retención mínima será del 2 %.

    Las retenciones que aplica la empresa en mi nómina, ¿son siempre las mismas o varían?

    La empresa está obligada a retener a sus trabajadores un porcentaje de su nómina en función de la tabla de IRPF que pone a Hacienda a disposición del ciudadano, por lo que esto podrá variar en función de tu sueldo. Así, con un aumento de sueldo, la retención será mayor.

    ¿Hay algún indicador o dato que deba revisar a la hora de recibir mi primera nómina?

    La nómina es una factura, por lo que resulta fundamental comprobar que los datos de empresa y trabajador son los correctos, además de poner especial hincapié en los devengos, es decir, los ingresos y comprobar que el salario bruto es el que se pactó con la empresa.

    Cómo identificar los anticipos de nómina

    ¿Qué es un anticipo?

    El anticipo de salario es un derecho de los trabajadores, quienes podrán percibir anticipos de salario a cuenta del trabajo ya realizado antes del día en que deban percibir su nómina. Está reflejado en el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores. Este anticipo no puede superar el 90 % del sueldo devengado.

    ¿Cómo se puede pedir?

    El Estatuto de los Trabajadores no dice nada al respecto, por lo que se deberá acudir al convenio colectivo y seguir los pasos que se indiquen. En cualquier caso, es conveniente pedirlo por escrito y quedarse con una copia sellada por la empresa. La empresa no está obligada a observar un plazo concreto para pagarlo o para contestar a la solicitud de anticipo.

    ¿Cómo se refleja en la nómina?

    El anticipo se descuenta en la nómina el mes siguiente al que se ha hecho efectivo. Por ejemplo, si un trabajador tiene un sueldo de 1000 euros y solicita un anticipo el día 10 de enero, la empresa le entregará el 90 % del sueldo devengado, es decir, 299 euros. Este dinero, los 299 se deberán restar de la siguiente nómina que tenga que cobrar el empleado, es decir, en este caso, de la nómina de enero. Por tanto, a finales de enero o principios de febrero cobraría 701 euros.

    Didácticas que puedes usar para explicar la nómina:

    Material explicativo en el onboarding de la empresa

    Para facilitar a los trabajadores el entendimiento de la nómina, lo mejor es optar por la utilización de medios audiovisuales que expliquen estos conceptos tan complejos de forma amena y sencilla. Así, crear un vídeo o un folleto en el que se expliquen las distintas partes que componen la nómina y dudas frecuentes como la diferencia entre sueldo bruto y sueldo neto es una gran idea. Además, sería recomendable que este contenido esté dentro del onboarding en el pack de bienvenida de cada nuevo trabajador.

    Sesiones informativas

    Aunque el vídeo o el folleto son una gran idea, al tratarse de conceptos complejos y con los que muchos trabajadores no están familiarizados, es recomendable llevar a cabo sesiones informativas de forma periódica en las que, con ejemplos y de forma clara y sencilla, se enseñe a los trabajadores a leer una nómina.

    Talleres prácticos

    La mejor manera de aprender es a través de ejemplos prácticos, por lo que también es recomendable desarrollar un programa de educación financiera cuyo objetivo sea explicar una nómina y aplicar estos conocimientos a la vida real, enseñando a los empleados a gestionar el dinero y las finanzas personales. De esta forma, además de entender una nómina, los trabajadores podrán aumentar su salud financiera.

    Cada vez son más las empresas que se preocupan de mejorar estas aptitudes y conocimientos en sus empleados. Explicar la nómina es una de las acciones que se pueden hacer enfocadas a mejorar la salud financiera de los trabajadores de cualquier organización.

    Es importante complementar las acciones anteriores con otras medidas que contribuyan a mejorar tu estrategia de employer branding y atraer talento a la compañía, mejorar la productividad de la plantilla, aumentar los beneficios y mejorar el ambiente laboral.

    ¿Quieres mejorar la salud financiera de tus empleados sin que tenga ningún coste para tu empresa?

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