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Cómo mejorar la productividad laboral de tus trabajadores

La mejora de la productividad laboral de los empleados es una de las bases fundamentales para dotar de competitividad a la empresa: un rendimiento laboral optimizado significa que los trabajadores son capaces de hacer más trabajo en menos tiempo, y sus consecuencias son enormemente positivas para la organización.

¿Qué es la productividad laboral?

La productividad laboral se define como la relación entre los recursos y los resultados, es decir, cuánto coste le ha supuesto a la empresa obtener un resultado en concreto.

En el curso del día a día, rara vez una organización se puede permitir alcanzar sus objetivos a cualquier precio, ya que todas las tareas necesitan consumir recursos para realizarse: si este consumo no se controla, se pone en riesgo el equilibrio de la empresa.

¿Cómo mido la productividad laboral?

El paso previo para calcular la productividad laboral de los trabajadores es recabar datos reales y no basarse en estimaciones: los datos no mienten y arrojará luz sobre cómo están invirtiendo el tiempo y los recursos los trabajadores para realizar sus tareas.

1. Unificar el criterio numérico

Se trata de aplicar la máxima de «peras con peras, manzanas con manzanas»: no sirve de nada comparar el rendimiento de dos trabajadores cuando sus jornadas laborales no han durado lo mismo o cuando sus tareas tienen poco que ver entre sí.

2. Dar con métricas relevantes

Aparte de los datos cuantitativos (el tiempo que ha tardado en completarse una tarea) es necesario medir los datos cualitativos, menos tangibles, pero igualmente influyentes, como haber recibido cursos de formación o encontrarse en un ambiente laboral más o menos nocivo.

3. Definir una base temporal para el cálculo

Una vez más, se trata de unificar la base temporal para hacerla concordar con los criterios numéricos: cada empresa tendrá que hallar la mejor combinación de datos y base temporal para que las muestras sean realmente representativas.

4. Fórmula para calcular la productividad de los empleados

La productividad laboral de los empleados se puede calcular mediante esta fórmula:

Productividad laboral = Entregables / Recursos

Nos referimos a «entregables» como los productos o servicios resultantes del trabajo de cada empleado; los «recursos» son los que ha utilizado el trabajador para obtener el entregable (programas informáticos, tiempo, consultas, reuniones, etc.).

Beneficios de contar con trabajadores productivos

1. Efectos transversales

El beneficio social es el primero que sale a la luz cuando los trabajadores son productivos: los empleados que aprovechan su tiempo se sienten más felices y, por lo tanto, gozarán de un mejor estado de ánimo que reducirá su absentismo laboral.

2. Mayor energía y dinamismo

Las estadísticas sobre los trabajadores felices son muy reveladoras: los empleados que afirman ser más felices suelen ser un 33 % más dinámicas y enérgicas en su desempeño profesional que las personas cuyo trabajo no les hace felices. Además, los trabajadores felices son un 12 % más productivos que los que no se sienten así.

3. Mayor capacidad resolutiva

La capacidad resolutiva pasa por ser capaces de resolver retos y problemas que se plantean diariamente en el trabajo: para ello, es fundamental contar con la mente despejada y equilibrio emocional. Ninguna de estas dos cosas puede darse si el trabajador acumula jornadas interminables de trabajo, o si se enfrían las relaciones personales con los compañeros.

4. Menor riesgo de sufrir accidentes

Nuevamente las estadísticas arrojan datos contundentes sobre los beneficios de contar con trabajadores felices: se ha comprobado que un trabajador productivo tiene un 300 % menos de probabilidades de sufrir un accidente laboral que un empleado que no se siente feliz en su trabajo. El empleado feliz se quiere y valora su bienestar, por lo que no se expondrá (por descuido o negligencia) a riesgos innecesarios.

5. Más eficiencia y motivación

Si a un trabajador le agrada realmente su empleo, tiene un 31 % más de posibilidades de alcanzar sus metas con eficiencia, y un 36 % más de motivación que los trabajadores manifiestamente insatisfechos.

6. Mayor compromiso con la empresa

Cuando un trabajador se siente feliz en su trabajo, adquiere una vinculación especial con la empresa: se siente parte del proyecto y se configura con la organización. Casi las tres cuartas partes de la población activa afirman haber compartido algún lazo personal con sus compañeros (risas, llantos, amistad…), y estas relaciones de confianza y reciprocidad aumentan el compromiso entre el trabajador y su entorno laboral.

Claves para aumentar la productividad laboral

Transformación digital

Las herramientas digitales son esenciales para abordar casi todos los trabajos: si tus empleados cuentan con las herramientas adecuadas, es muy probable que tarden menos tiempo en completar sus tareas. Un ordenador en buen estado o unos programas informáticos actualizados y adecuados al trabajo harán mucho por mejorar la productividad. Disponer de una web del empleado también facilitará consultar datos relevantes en materia de Recursos Humanos.

Innovación constante

No te enfoques en viejas ideas y permítete un margen de mejora: puede que algunos procedimientos sean redundantes y debas reducir ciertas trabas burocráticas.

Motivación de los empleados

Invertir en motivar a un empleado te reportará muchos beneficios: los cursos de formación o la flexibilidad horaria te costarán muy poco en relación con lo que el empleado te devolverá.

Formación continua

Cuando la empresa forma a sus trabajadores, se podrá beneficiar de un empleado mejor preparado y más leal.

Comunicación abierta

Preservar la confianza se hace muy cuesta arriba si el trabajador detecta que sus superiores no son sinceros con él: establece vías de feedback con tus trabajadores y sé franco con ellos en todo momento.

Buena planificación

Es preferible invertir algo de tiempo en planificar las tareas sobre el calendario que tus empleados se pasen los días «apagando fuegos».

Mejora el ambiente laboral

Si el entorno de trabajo es positivo, aflorarán las mejores cualidades personales de tus empleados.

Compartir conocimiento

Cuando se abren las puertas del conocimiento compartido, todos los empleados se verán claramente enriquecidos profesionalmente.

Metodología GTD

Se trata de una de las más populares y efectivas. Las siglas significan «Getting Things Done» (conseguir hacer las cosas), y es justo lo contrario de procrastinar.

Consta de varias etapas:

  • Recopilar. Las tareas entran en distintas «bandejas de entrada»: correo electrónico, papel, aplicaciones de anotaciones, mensajes en la Intranet… Define los protocolos de entrada de las tareas según la vía por la que lleguen.
  • Procesar. Filtra y ordena las tareas: ¿es urgente?, ¿se puede hacer ahora algo con ella?, ¿cuál sería el siguiente paso? Con base en ello, determinarás si la tarea hay que desecharla o si hay que agregarle una marca de «ver más tarde».
  • Organizar. Si una tarea va a llevar apenas un par de minutos, directamente abórdala y no la incluyas en el sistema GTD; el resto inclúyelas en una programación, y tómate un tiempo para dividir tareas complejas en otras más simples. También tendrás que agregar marcas de seguimiento para que ninguna tarea se pierda en el limbo a medida que pase el tiempo.
  • Evaluar. Revisa las listas de tareas periódicamente por si alguna prioridad ha cambiado, o si alguna tarea se ha convertido en redundante por la aparición de otra.
  • Hacer. Se trata de realizar un ajuste fino sobre la programación. Para ello, pondera las variables de tiempo requerido, contexto encuadrado, energía invertida y prioridad asignada para determinar si es viable o no acometer la siguiente tarea programada: no es conveniente realizar una tarea compleja a última hora de la tarde, ni introducir una tarea que tome mucho tiempo dentro de un «minihueco» que consigas sacar durante el día.

Como dice el bueno de Richard Branson, CEO de Virgin: “cuida de tus empleados, porque ellos cuidarán de tus clientes”. Las claves para mejorar la productividad laboral de tus trabajadores son la motivación y la felicidad, ¿por qué no ofrecerles un servicio que mejore su bienestar financiero? Ofréceles Devengo.