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Web del empleado. ¿Qué es y qué beneficios aporta?

Marta Gómez

La comunicación entre los trabajadores y la empresa ha de tender hacia la fluidez y la transparencia: cada vez es más importante buscar acciones o herramientas que promuevan y apoyen esta tendencia, y la web del empleado se constituye como una solución muy eficaz.

Las organizaciones están adquiriendo conciencia de que la implantación de una web del empleado redundará en beneficio de todos; desde aligerar las cargas de trabajo del departamento de RR. HH. hasta involucrar a los empleados en la organización a través de una experiencia personalizada.

Qué es una web del empleado

La web o portal del empleado surge como una evolución natural de las funcionalidades de la intranet de una empresa: es una plataforma en línea a la que puede acceder cualquier empleado para consultar datos relevantes en materia de Recursos Humanos como si de un autoservicio se tratase, es decir, sin tener que dirigirse expresamente a este departamento.

Tipo de acciones que se pueden realizar en el portal

En un portal del empleado, los trabajadores deberían poder acceder a todas las consultas que son susceptibles de ser realizadas al departamento de Recursos Humanos.

Tales acciones englobarían la modificación de sus datos personales, el acceso al modelo 145 (de Comunicación de datos al pagador para el cálculo de las retenciones de IRPF), su certificado anual de retenciones, la gestión de nóminas y anticipos (poder cobrar en tiempo real con la herramienta de Devengo), administrar sus días de vacaciones y registrar sus fichajes y ausencias, entre otras.

También se puede utilizar como un canal de comunicación interna, para difundir información corporativa o sectorial de interés general, o anunciar actividades y eventos de la empresa.

Los beneficios de implantar una web del empleado

Optimización de la gestión administrativa

Las tareas administrativas de Recursos Humanos contarán con un componente de automatización altamente eficaz, ya que el empleado podrá autogestionarse en ciertos aspectos que no requerirán la atención inmediata de RR. HH.

Mejora la comunicación interna de la empresa

La organización puede valerse de la web del empleado para establecer un canal de comunicación bidireccional con los trabajadores, lo que se traduce en mayor productividad.

Accesibilidad

Tanto el trabajador como RR. HH. pueden acceder al portal del empleado desde cualquier lugar y plataforma, ya que se trata de un aplicativo en línea.

Autonomía para el trabajador

La autogestión sirve para que tanto Recursos Humanos como los empleados ahorren tiempo: los trabajadores gozan de autonomía para llevar a cabo multitud de procesos a través de este portal.

Mejora la productividad y automatiza los procesos

Se puede dotar al portal de herramientas de medición del rendimiento y evaluación del desempeño, así como utilizarlo como instrumento de asignación de tareas.

Aumenta la motivación laboral

Los trabajadores sentirán la confianza de la empresa en ellos gracias a contar con sistemas de autogestión y delegación de tareas.

Crea sentimiento de pertenencia

La web del empleado contribuye a crear una cultura corporativa. Los empleados responden a la confianza depositada por la empresa, y esto dota de transparencia a la relación que mantienen con la organización.


¿Quieres ofrecerle a tus trabajadores la posibilidad de que cobren cuando lo necesiten, sin que te afecte a tu caja ni a tus procesos internos? Es el beneficio social que necesita los trabajadores de tu empresa.

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Requisitos para que una web del empleado sea eficaz

1. Interfaz adaptativa

La interfaz debe ser responsiva, es decir, debe ser accesible y adaptable de forma óptima en función del dispositivo desde el que se conecten los usuarios (teléfono móvil, escritorio, tablet).

2. Sencillez de uso

La navegación a través del portal del empleado ha de ser lo más intuitiva posible, para que el servicio pueda mantenerse como autogestionado y no requerir de la intervención del departamento de Recursos Humanos ni del de IT.

3. Actualizaciones

El portal del empleado debe ser un sitio web vivo, que reciba actualizaciones de funcionalidades y contenidos, y que garantice la compatibilidad con los navegadores y sistemas que se utilizan en la organización.

4. Capacidad suficiente

El sistema no puede resentirse en los supuestos en los que todos los empleados de la organización se conecten al portal simultáneamente.

5. Personalización

La web del empleado pretende brindar a los trabajadores una experiencia personalizada de usuario, en función de su trayectoria en la empresa, del rol que desempeñan o de la parte del organigrama que ocupan: cada empleado debe poder visualizar los contenidos más relevantes y apropiados según su perfil.

6. Permisos

De la misma forma que no todos los empleados pueden tener acceso a toda la información, se debería poder trasladar esta política de restricciones y permisos al portal del empleado: existiría una zona común de información y accesos de dominio general, y algunas áreas más restringidas, por ejemplo, a los mandos intermedios o la Junta Directiva.

¿Ya has implantado una web del empleado en tu empresa? ¿Conocías sus ventajas? Puedes incorporar la web del empleado como una herramienta de ayuda al desarrollo del employer branding. Además, con Devengo, podrás mejorar la salud financiera de tus trabajadores.

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